Le rapport d’activité est un outil de reporting utilisé par les employés ou les consultants pour résumer les tâches assignées et justifier le travail effectué pour un client. Ce document peut également aider les entrepreneurs à surveiller la productivité, le temps, la charge de travail et l’avancement d’un projet en cours dans divers domaines. Cet article vous explique l’importance d’un tel document et ce qu’il faut faire lorsqu’on vous demande de rédiger un rapport d’activité.
Pourquoi rédiger un rapport d’activité?
Il s’agit parfois d’un document facultatif ou obligatoire, selon la relation entre vous et la personne qui demande ce document. Un employeur peut, par exemple, demander à votre travailleur de soumettre un tel rapport pour obtenir des informations sur :
– Travaux en cours; – Tâches accomplies avec succès ; – Productivité par individu ou par équipe ; – Obstacles rencontrés ; – Ressources et moyens mobilisés ; – Une estimation de la date de réalisation du projet.
Le rapport d’activité (ARC) permet également de déterminer les projets qui demandent beaucoup de temps et les tâches qu’il convient désormais de prioriser.
De plus, ce document peut être utile pour cimenter la relation entre un pigiste et ses clients, en particulier lorsqu’il s’agit de longues missions. Grâce à ce rapport, vous pourrez tenir vos clients informés du niveau d’évolution de la mission. Ainsi, le client peut apprécier le sérieux du freelance qui travaille avec transparence dans les tâches qui lui sont confiées.
De plus, les salariés du transport sont également tenus de produire un rapport d’activité. Dans ce cas, ce dernier permet de déclarer les heures de travail mensuelles des salariés affectés à une entreprise cliente. Ce document est absolument nécessaire pour permettre aux entreprises de transport de salaire de calculer la rémunération mensuelle et de la verser aux salariés concernés.
Comment rédiger un rapport d’activité?
Il n’y a aucune exigence formelle pour rédiger ce type de document. Cependant, gardez à l’esprit que les informations doivent être faciles à lire. Et d’être compris par les clients ou les employeurs. Par conséquent, vous devez séparer le contenu de ce document et créer des sections distinctes pour chaque catégorie d’informations.
Vous pouvez utiliser une simple feuille de calcul Excel pour ce faire. Cependant, dans ce cas, vous devez créer une mise en page qui facilite la lecture. Il faudra donc utiliser un vocabulaire simple et non technique pour que le document soit compréhensible par tous.
Les informations doivent également être présentées dans un ordre logique. Par exemple, il serait préférable de présenter l’avancement du projet dans votre rapport d’activité avant de préciser les obstacles que vous avez rencontrés. Il existe des modèles en ligne qui peuvent être téléchargés et qui faciliteront votre travail. Ainsi, vous pouvez transmettre le document sous format numérique (comme le format PDF) accessible à tous.
Dans tous les cas, vous devez pouvoir adapter le format. Et le contenu de votre signalement à la personne à qui il est destiné. Il est également important d’inclure toutes les informations que les lecteurs attendent.
Enfin, vous devez revoir votre rapport d’activité avant de l’envoyer ou de le remettre au destinataire. L’examen doit être fait au fur et à mesure que vous écrivez. Vous pouvez également le confier à une tierce personne pour bénéficier de conseils et d’avis extérieurs sur des points susceptibles d’être modifiés ou améliorés.
Simplifiez-vous la vie avec un intranet
Et si vous utilisiez un logiciel de reporting d’activité pour votre entreprise? Avec My Intranet, vous pouvez facilement vous assurer que vos employés donnent suite à un projet, une tâche ou un client. Le site offre un logiciel de haute qualité et facile à utiliser pour permettre au chef de projet ou au gestionnaire d’accéder rapidement aux feuilles de temps des employés pour observer leur travail. Côté employé, cela leur permet de saisir très rapidement les heures passées sur chaque tâche pour rendre compte rapidement de leur travail. Et il n’y a aucun risque d’erreurs, car l’employé ne pourra enregistrer le temps de travail que sur une tâche qu’il est censé faire.
Les employeurs et la direction gagneront du temps en vérifiant. Ils n’ont qu’à cliquer lorsqu’un nouveau rapport d’activité leur est envoyé et le tour est joué. Ils auront également une vision plus claire de tout le travail de leurs équipes. Les avantages ne s’arrêtent pas là puisqu’il y aura aussi un gain de temps pour le service comptable, pour une meilleure facturation interne. Le logiciel parfait pour faciliter la vie de votre entreprise.